Comunicação interna: como definir a ferramenta ideal

Em meio a tantas possibilidades, qual seria a melhor ferramenta de comunicação para trazer produtividade, clareza e cooperação entre produto e demais áreas da empresa?

Olá, eu sou a Isadora Pires e hoje vamos explorar algumas ferramentas de comunicação interna que existem no mercado, trazendo uma visão de como elas podem ser úteis para você e sua equipe e fortalecer os laços dentro da equipe. 

Em 2023 58% dos trabalhadores estavam trabalhando em home office, e com isso a necessidade de ter uma ferramenta para comunicação interna que aproximasse e trouxesse conexão entre os colaboradores de uma empresa, se tornou essencial. 

Ferramentas de comunicação usadas em 2023

A Forbes Advisor realizou uma pesquisa que à época trouxe uma visão de que os dias do telefonema ainda não tinham ficado para trás.

Nesta entrevista ficou claro que a satisfação no trabalho depende de uma comunicação eficaz para a maioria dos trabalhadores, além de outras questões abordadas, os entrevistados relataram que a comunicação eficaz impactou diversas áreas de trabalho.  

Qual ferramenta de comunicação interna sua equipe utiliza atualmente?

A comunicação interna é parte integrante do dia-a-dia de trabalho de todos os funcionários de uma empresa, a divulgação de informações relevantes ajuda a construir um ambiente de trabalho saudável e a manter o envolvimento dos funcionários, e além dessa divulgação, acredito que o objetivo é a absorção e atingimento dessas informações ao maior número de colaboradores possível. 

“60% de todos os problemas administrativos resultam da ineficácia da comunicação.” – Peter Drucker

É através da possibilidade de uma comunicação efetiva que transpasse a distância, que  ideias fluem, projetos se concretizam e laços se fortalecem, porém, encontrar a ferramenta certa pode ser desafiador.

“Os líderes muitas vezes consideram o envolvimento dos funcionários uma das tarefas mais difíceis na manutenção de uma organização. A produtividade dos funcionários é muito afetada pela forma como eles se sentem valorizados e envolvidos, portanto, garantir que eles estejam engajados e atualizados é o que eles devem focar.” — Tom Golubovich, Chefe de Marketing e Relações com a Mídia, Ninja Transfers

Agora vamos falar de ferramentas?

Separei algumas ferramentas disponíveis no mercado, não todas (obviamente), mas algumas já bem conhecidas e algumas que ainda estão ganhando seu espaço.

Microsoft Teams

O Microsoft Teams se tornou uma importante ferramenta de comunicação para videochamadas, bate-papos em grupo e necessidades de ferramentas de comunicação interna.

Ele permite que você organize reuniões a qualquer hora e em qualquer lugar, com seus recursos de reunião, incluindo Modo Juntos e Visualização Dinâmica, tornando reuniões remotas e webinars tão próximas e interativas quanto possível.

Como ferramenta de comunicação, o Microsoft Teams ajuda a conectar trabalhadores remotos por meio de recursos de bate-papo e colaboração fáceis de navegar, incluindo canais e canais compartilhados, bem como criar salas de equipes separadas e atender e receber chamadas por meio do programa.

imagem do site do microsoft teams

Roam

O Roam, é um aplicativo “cloud HQ” que oferece uma representação 2D simples de um escritório – quem está online, quem está se reunindo com quem e se está disponível para chamadas rápidas e espontâneas de áudio ou vídeo. 

O Roam pretende se diferenciar com uma interface simples e muitas vezes com áudio em primeiro lugar, ao invés de chamadas de vídeo. 

No novo “escritório virtual” tanto os “escritórios” individuais quanto as salas de equipe funcionam apenas com áudio, enquanto as “salas de conferência” e “teatros” oferecem a opção de vídeo. A empresa que tem Howard Lerman, criador do Roam, afirma que 76% das reuniões feitas em seu aplicativo, são apenas de áudio; ele removeu propositalmente a opção de ligar ou desligar a câmera de certas “salas” porque até mesmo ter essa opção pode ser estressante, segundo ele. 

Assim como Slack ou Teams, o Roam também oferece recursos de “não perturbe” que os usuários podem definir, porém todas as reuniões são visíveis. 

A empresa que eu trabalho, está a quase 1 mês usando o Roam e um dos maiores desafios foi tentar adaptar a área de tecnologia que já estava habituada ao Discord, mas que nesse período, parece estar se adaptando bem a nova plataforma. Tudo ainda é muito novo, mas eu diria que tivemos uma ótima aderência à nova plataforma. 

“O que você vê hoje é como 1.0”, disse Lerman. “Temos uma visão muito grande pela frente.”

Roam no X - @roam

Gather

Ainda na pegada de “escritórios virtuais” eu não poderia deixar de fora o Gather, que foi o meu preferido por muito tempo, eu o conheci em uma startup que trabalhei e ele era ótimo para reuniões, dailys, plannings e reviews. 

Em vez de apenas Zoom e Microsoft Teams, você pode usar o Gather para conversar ou colaborar com outras pessoas trocando arquivos, links e ideias. Você  também pode assistir a apresentações e planejar projetos usando os quadros brancos. 

O Gather foi lançado durante o pico da pandemia, projetado como uma plataforma de chat de vídeo, visa tornar as interações online mais pessoais, serve para você hospedar qualquer coisa, desde uma noite de jogos, assistir a um filme com os amigos, uma festa, um webinar e um escritório virtual, o Gather pode fornecer o ambiente e as ferramentas para isso. 

O aplicativo virtual constroi um metaverso que permite que tudo isso aconteça, trabalhar, socializar e aprender. Ele combina interações da vida real em espaços virtuais realistas e simples de usar, com base no tipo de espaço necessário, você obtém um mapa 2D personalizável que pode acomodar até 500 usuários, cada um com seus próprios avatares.

A parte mais legal do aplicativo é que ele permite que você projete um ambiente que melhor reflita a cultura da sua empresa. Você pode decidir se deseja trabalhar com as opções padrão existentes ou começar do zero.

Mas além disso ele te dá ferramentas úteis no dia-a-dia corporativo como, recursos de chamadas e vídeos, pôsteres, quadros brancos, pódios, mesas de pôquer e muito mais… talvez eu tenha exagerado sobre o pôquer…

Discord

O Discord tem deixado de ser a "rede social dos gamers" para ser uma plataforma ampla, utilizada por empresas para organizar equipes, e eu diria que é o queridinho dos desenvolvedores.

O Discord pode parecer difícil de usar à primeira vista (eu mesma demorei algum tempo para entendê-lo uns 70%), ele não é impossível, mas eu também não diria que ele é easy peasy. Mas a bem da verdade é que possui uma estrutura similar ao Slack e traz recursos de videochamadas e de audiochamadas sem limites de mensagens, com você podendo entrar e sair de diferentes salas, sem precisar de convite. 

Algumas das vantagens desse servidor são que ele tem uma ótima integração com outras plataformas através do Zapier e ele possui ótimos bots, como o MEE6 - que envia mensagens de boas vindas quando alguém é adicionado ao servidor - além de poder ser configurado para outras coisas.

imagem de support.discord

Slack

Por último, mas definitivamente não menos importante, vamos falar do preferido, do prodígio, do usado por muitos e protegido por todos (que usam), o Slack. 

A sua interface é amplamente reconhecida e se tornou padrão na indústria. O Slack fornece inúmeras opções de personalização, permitindo ajustes na aparência, incluindo a organização da barra lateral em seções, ele realiza chamadas de áudio, vídeo e compartilhamento de tela, porém mesmo no plano Enterprise Grid, você consegue incluir somente 100 participantes, o que, para empresas em home office e com mais de 100 colaboradores, já começa a ser um impeditivo.

Uma das vantagens do Slack é a sua conexão fácil com vários aplicativos de chamadas, permitindo que você vincule sua conta com serviços como Zoom, Webex, Google Meet e até mesmo o Microsoft Teams.

Ele oferece uma gama gigante de atalhos que facilitam todas as atividades do dia-dia, além de integrações com mais de 2.000 aplicativos. É altamente personalizável, permitindo que as equipes criem fluxos de trabalho específicos, as equipes que usam o Google, por exemplo, podem integrar facilmente o Gmail, Google Drive e Calendar.

Além de bot, integração com plataformas de gestão de projetos e integração com o Chat GPT. 

site do slack

Conclusão

Agora que exploramos algumas das tantas opções disponíveis no mercado, cabe a você e sua equipe escolherem a ferramenta que melhor se adapta às suas necessidades, e se você não for o tomador de decisão sobre isso, vale muito a pena levar para quem toma, o que não podemos é ter a comunicação oficial da empresa sendo feita por meios não oficiais ou vários canais diferenciados, né?

Vale considerar o tamanho da equipe, as preferências individuais e os objetivos de comunicação. Independentemente da escolha, o importante é que você, sua equipe e sua empresa esteja bem equipada para colaborar, comunicar e alcançar os objetivos traçados para esse ano.

Até a próxima edição!